Dokumentenvorlage für Vertragserstellung in skejlo verwenden
Sie können in SmartWe für Ihre skejlo belange auf zwei wegen eine Dokumentenvorlage erstellen. Einmal über die Serienbrief Funktion und einmal über die Dokumentenvorlagen. Die Serienbrieffunktion eignet sich besonders für personalisierte Anschreiben die an verschiedene Kontakte gesendet werden soll. Die Dokumentenvorlage eignet sich für die Erstellung von Vorlagen bei denen einzelne oder mehrere Datensatztypen im Dokument ausgegeben werden sollen. Der Benutzer braucht die Berechtigung Dokumentenvorlage um diese erstellen zu können.
Beispiele für die Verwendung von Dokumentenvorlagen in skejlo
- Schnelle Erstellung von Verträgen (z. B. Nutzungsverträge, Kaufverträge, Pachtverträge) auf Basis von standardisierten Vorlagen.
- Erstellung von Schreiben an Flurstückseigentümer, z. B. Nutzungsanfragen oder Eintragungsinformationen
- Standardisierte Vorlagen für regelmäßige Berichte an interne oder externe Stakeholder.
- Einheitliche Kündigungsvorlagen, um formale Anforderungen zu erfüllen.
- Vorlage für Serienbriefe erstellen
In SmartWe können Sie Serienbriefe und Briefe anlegen und in Microsoft Word bearbeiten. Ein Serienbrief kann mit mehreren Empfängern verknüpft werden. Serienbrief anlegen
Die Dokumente können anschließend in Word mit dem smartWe Plug-In der CAS bearbeitet werden Serienbrief in Microsoft Word bearbeiten.
- Dokumentenvorlage für alle Datensatztypen erstellen
Mit der Funktion Dokumente erstellen können Sie zu jedem Datensatz-Typ ein oder mehrere Dokument anlegen. Die skejlo Datensatztypen können hierfür verwendet werden. Die Dokumentenvorlage erstellen sie in der Administration unter dem Bereich Dokumentenvorlage Dokumentvorlage in SmartWe vorbereiten
Dokument für einen Datensatz
- Für einen einzelnen Datensatz können Sie immer nur ein Dokument erstellen, unabhängig von den Einstellungen für die gewählte Dokumentvorlage.
- Anleitung: Dokument für einen Datensatz
Dokument für mehrere Datensätze
- Für mehrere Datensätze können Sie entweder ein oder mehrere Dokumente erstellen. Welche Optionen zur Verfügung stehen, hängt von den Einstellungen in der Vorlage ab. Diese Einstellungen nimmt ein Administrator vor.
- Anleitung: Dokumente für mehrere Datensätze
Die Dokumente können anschließend in Word mit dem smartWe Plug-In der CAS bearbeitet werden Dokumentvorlage in Microsoft Word bearbeiten.
Fallbeispiel: Verträge für eine Erbengemeinschaft
- Für eine Erbengemeinschaft sollten Einzelverträge erstellt werden, bei denen jeder Vertrag separat mit einem Mitglied der Erbengemeinschaft verknüpft ist, wenn diese nicht zusammen angeschrieben werden sollen.
- Dies bedeutet, dass für drei Mitglieder einer Erbengemeinschaft jeweils ein Vertrag (Datensatz) angelegt wird.
- Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass die rechtlichen Beziehungen zu jedem Mitglied der Erbengemeinschaft individuell dokumentiert und verwaltet werden können.
Vorgehensweise:
- Erstellen Sie eine Vorlage für den spezifischen Vertragstyp (z. B. Kaufvertrag, Pachtvertrag) in der Dokumentenvorlagen-Funktion.
- Stellen Sie sicher, dass die Vorlage kompatibel mit den Skejlo-Datensatztypen (Eigentümer, Stakeholder etc.) ist.
- Generieren Sie die Dokumente einzeln für jeden Mitglied-Datensatz der Erbengemeinschaft. Alle drei Vertragsdatensätze in der Liste und die passende Dokumentenvorlage auswählen - dann wird für jeden Datensatz ein neues Dokument erstellt.