Dokumentenvorlagen verwenden
Übersicht und Anwendungsbeispiele
Übersicht
In SmartWe stehen Ihnen für die Erstellung von Dokumentenvorlagen im Rahmen von skejlo zwei Methoden zur Verfügung:
| Methode | Einsatzbereich |
|---|---|
| Serienbrieffunktion | Personalisierte Anschreiben, die an mehrere Kontakte versendet werden sollen |
| Dokumentenvorlagen | Vorlagen zur Ausgabe einzelner oder mehrerer Datensatztypen innerhalb eines Dokuments |
Hinweis: Für die Erstellung von Dokumentenvorlagen ist die Berechtigung „Dokumentenvorlagen" erforderlich. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Administrator.
Anwendungsbeispiele
Dokumentenvorlagen können in skejlo für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, darunter:
- Verträge: Schnelle Erstellung standardisierter Vertragstypen, z. B. Nutzungsverträge, Kaufverträge, etc.
- Schreiben an Flurstückseigentümer: Sachstandsmitteilungen, Nutzungsanfragen oder Einladungen
- Berichte: Standardisierte Vorlagen für regelmäßige Berichte an interne oder externe Stakeholder
- Kündigungen: Einheitliche Kündigungsvorlagen zur Erfüllung formaler Anforderungen
Serienbrief-Vorlage erstellen
Die Serienbrief-Funktion ermöglicht die Erstellung personalisierter Anschreiben für mehrere Empfänger. Serienbriefe können in SmartWe angelegt und anschließend in Microsoft Word bearbeitet werden.
Weiterführende Anleitungen:
Hinweis: Die Bearbeitung der Dokumente in Microsoft Word erfolgt mithilfe des SmartWe Plug-Ins der CAS.
Dokumentenvorlage für Datensatztypen erstellen
Mithilfe der Funktion "Dokumente erstellen" können Sie für jeden Datensatztyp ein oder mehrere Dokumente anlegen. Die in skejlo verfügbaren Datensatztypen sind hierfür kompatibel.
Die Dokumentenvorlage wird in der Administration unter dem Bereich "Dokumentenvorlage" erstellt.
Weiterführende Anleitung:
Dokument für einen einzelnen Datensatz
Für einen einzelnen Datensatz wird stets genau ein Dokument erstellt – unabhängig von den Einstellungen der gewählten Dokumentenvorlage.
Weiterführende Anleitung:
Dokument für mehrere Datensätze
Für mehrere Datensätze kann wahlweise ein gemeinsames oder jeweils ein separates Dokument erstellt werden. Welche Optionen zur Verfügung stehen, ist abhängig von den administrativ festgelegten Einstellungen der jeweiligen Vorlage.
Weiterführende Anleitung:
Hinweis: Die Bearbeitung der erstellten Dokumente in Microsoft Word erfolgt mithilfe des SmartWe Plug-Ins der CAS. * Dokumentvorlage in Microsoft Word bearbeiten.
Fallbeispiel: Verträge für mehrere Eigentümer
Ausgangssituation
Sollen für mehrere Eigentümer individuelle Verträge erstellt werden, bei denen jeder Eigentümer separat angeschrieben wird, ist für jeden Eigentümer ein eigenständiger Vertragsdatensatz anzulegen.
Beispiel: Bei fünf Eigentümern werden fünf separate Vertragsdatensätze angelegt.
Dieses Vorgehen gewährleistet, dass die rechtlichen Beziehungen zu jedem Eigentümer individuell dokumentiert und verwaltet werden können.
Vorgehensweise
- Erstellen Sie in der Dokumentenvorlagen-Funktion eine Vorlage für den gewünschten Vertragstyp (z. B. Kauf- oder Nutzungsvertrag).
- Stellen Sie sicher, dass die Vorlage mit den relevanten skejlo-Datensatztypen (z. B. Eigentümer, Stakeholder) kompatibel ist.
- Wählen Sie in der Listenansicht alle relevanten Vertragsdatensätze der Eigentümer aus.
- Wählen Sie die passende Dokumentenvorlage aus – für jeden ausgewählten Datensatz wird automatisch ein separates Dokument generiert.